Задачи
Ключевое преимущество Еадеска в том, что наши клиенты работают с привычными чатами из мессенджера, мы называем их Диалогами. Привычность и простота диалога — это также и минус: менеджер может легко потерять в переписке двухдневной давности, что обещал сделать клиенту. Или когда у клиента сразу много вопросов — легко забыть ответить на какой-то. А в групповом чате легко потеряется какому клиенту нужно ответить после решения вопроса — эти и другие проблемы решаются задачами.
Основной сценарий работы с задачами простой: открыть диалог, пообщаться с клиентом и зафиксировать какую-то задачу, при чём не важно — себе или коллегам. Это можно сделать в два клика: нажимаете кнопку «Создать» в боковой панели диалога → пишите название задачи → «Создать»
Задачи можно ставить себе, например, напоминание перезвонить клиенту через неделю. И коллегам: запрос на акты выполненных работ в бухгалтерию, передача заявки от клиента на вторую линию поддержки и так далее.
Задача и диалог будут автоматически связаны друг с другом: из задачи можно будет в один клик открыть диалог и наоборот – из диалога можно просмотреть задачу, причём никуда не переходя.
Задачи можно создавать не только из диалога, но и в разделе «Задачи», тогда они не будут привязаны к клиенту и диалогу. Такие задачи подойдут для внутренних вопросов поддержки: настроить компьютер для нового сотрудника, обновить статью в базе знаний, заказать зелёный чай и так далее. Для этого перейдите в раздел «Задачи» и нажмите на кнопку «Создать».
Мы сделали всё, чтобы создание задач было удобным:
При создании задачи фокус автоматически становится в поле с названием, так вы без лишнего клика можете сразу начать печатать, что нужно сделать.
Мы автоматически установим вас как исполнителя задачи. Конечно, если вы ставите её коллегам, исполнителя нужно поменять — это всего два дополнительных клика.
Также при создании задачи автоматически устанавливается дедлайн на начало завтрашнего дня. Если вам это не подходит, то в несколько кликов дедлайн можно поменять: выбрать стандартный или свой.
Ещё Еадеск автоматически связывает задачу с текущими диалогом и клиентом.
А после создания новой задачи или при открытии — фокус автоматически ставится в поле с комментарием, чтобы вы могли сразу начать печатать дополнение к задаче или вопрос к коллегам.
Часто бывает, что задачу нужно поставить не себе, а например, коллеге из другой смены, чтобы он не тратил время на изучение всей переписки. Также задачу можно поставить бухгалтеру, чтобы он подготовил для клиента счёт и договор. Или второй линии поддержки, если вопрос сложный и требует тщательной и длительной работы.
Задачи адаптированы для работы в команде:
События по изменениям в задаче, включая самые важные: кто создал задачу и кто закрыл
Комментарии для обсуждений с коллегами
Упоминания других пользователей в комментариях, чтобы пригласить к обсуждению
Уведомления при упоминании в Telegram и в браузер
Для каких бы целей вам не понадобилось создавать задачи коллегам, вы можете сделать это как из боковой панели диалога, так и из общего списка задач. При этом исполнитель, на которого вы поставили задачу, увидит в событиях кто эту задачу создал, сможет упомянуть вас и задать при необходимости вопрос. А когда решит вашу задачу, то закроет её и в комментариях оставит итог выполненной работы и упомянет вас, чтобы вы были в курсе, что задача решена.
Чтобы отследить задачи, которые вы создали для коллег — откройте раздел «Задачи», фильтр «Созданы мной». И обязательно включите уведомление об упоминаниях в задаче. Чтобы не пропустить задачу, которую на вас могут поставить другие сотрудники — включите уведомление о назначении исполнителем. Также не забывайте заглядывать в «Мои задачи» в разделе «Задачи». И последнее, вы всегда можете просто скинуть коллеге номер задачи или ссылку на неё в WhatsApp, ВКонтакте или другой мессенджер.
В одном диалоге можно создать сразу несколько задач, у каждой из которых свои сроки и ответственные. Клиенту не придётся ждать, пока вы решите одну задачу за другой, потому что коллеги смогут работать параллельно над всеми тремя.
Например, когда для клиент обратится с просьбой подготовить счёт, составить договор и согласовать время для важной конференции – оператор поддержки поставит три задачи с разными сроками и ответственными:
Юристу передаст задачу по договору, сделать нужно через две недели.
Менеджеру по продажам даст задачу со счётом, сделать нужно завтра.
Руководителю передаст задачу по согласованию конференции, срок до конца недели.
Все созданные задачи будут отображаться в боковой панели диалога в секции «Задачи»: вверху списка всегда будут те задачи, которые нужно выполнить быстрее.
Все задачи можно увидеть в разделе «Задачи», который разбит на несколько фильтров.
Мои задачи — задачи, где вы исполнитель и статус «Открыта». По умолчанию задачи отсортированы по дедлайну: сначала те, которые нужно сделать в первую очередь. Как только вы закроете задачу — она перейдёт в фильтр Архив, таким образом у вас на виду всегда только те задачи, которые нужно сделать.
Созданы мной — здесь вы можете отслеживать задачи, которые вы поставили на кого-то другого. Так можно увидеть, если поставленная вами задача просрочена и нужно напомнить исполнителю, что его ждёт работа. Либо открыть задачу и оставить комментарий с важными деталями.
Все — все незакрытые задачи на всех пользователей. Этот фильтр больше подходит для руководителя, чтобы отслеживать состояние дел в поддержке, следить за просроченными и так далее.
Архив — решённые и закрытые задачи попадают сюда. Чтобы найти какую-то конкретную задачу, можно отсортировать её по любому из столбцов, например, по исполнителю — так вы найдёте свои завершённые задачи.