Задачи

Ключевое преимущество Еадеска в том, что наши клиенты работают с привычными чатами из мессенджера, мы называем их Диалогами. Привычность и простота диалога — это также и минус: менеджер может легко потерять в переписке двухдневной давности, что обещал сделать клиенту. Или когда у клиента сразу много вопросов — легко забыть ответить на какой-то. А в групповом чате легко потеряется какому клиенту нужно ответить после решения вопроса — эти и другие проблемы решаются задачами.

Создание задачи из диалога

Основной сценарий работы с задачами простой: открыть диалог, пообщаться с клиентом и зафиксировать какую-то задачу, при чём не важно — себе или коллегам. Это можно сделать в два клика: нажимаете кнопку «Создать» в боковой панели диалога → пишите название задачи → «Создать»

Задачи можно ставить себе, например, напоминание перезвонить клиенту через неделю. И коллегам: запрос на акты выполненных работ в бухгалтерию, передача заявки от клиента на вторую линию поддержки и так далее.

Задача и диалог будут автоматически связаны друг с другом: из задачи можно будет в один клик открыть диалог и наоборот – из диалога можно просмотреть задачу, причём никуда не переходя.

Создание задач без диалога

Задачи можно создавать не только из диалога, но и в разделе «Задачи», тогда они не будут привязаны к клиенту и диалогу. Такие задачи подойдут для внутренних вопросов поддержки: настроить компьютер для нового сотрудника, обновить статью в базе знаний, заказать зелёный чай и так далее. Для этого перейдите в раздел «Задачи» и нажмите на кнопку «Создать».

Создание задач для себя

Мы сделали всё, чтобы создание задач было удобным:

• При создании задачи фокус автоматически становится в поле с названием, так вы без лишнего клика можете сразу начать печатать, что нужно сделать.

• Мы автоматически установим вас как исполнителя задачи. Конечно, если вы ставите её коллегам, исполнителя нужно поменять — это всего два дополнительных клика.

• Также при создании задачи автоматически устанавливается дедлайн на начало завтрашнего дня. Если вам это не подходит, то в несколько кликов дедлайн можно поменять: выбрать стандартный или свой.

• Ещё Еадеск автоматически связывает задачу с текущими диалогом и клиентом.

• А после создания новой задачи или при открытии — фокус автоматически ставится в поле с комментарием, чтобы вы могли сразу начать печатать дополнение к задаче или вопрос к коллегам.

Командная работа с задачами

Часто бывает, что задачу нужно поставить не себе, а например, коллеге из другой смены, чтобы он не тратил время на изучение всей переписки. Также задачу можно поставить бухгалтеру, чтобы он подготовил для клиента счёт и договор. Или второй линии поддержки, если вопрос сложный и требует тщательной и длительной работы.

Задачи адаптированы для работы в команде:

• События по изменениям в задаче, включая самые важные: кто создал задачу и кто закрыл

• Комментарии для обсуждений с коллегами

• Упоминания других пользователей в комментариях, чтобы пригласить к обсуждению

• Уведомления при упоминании в Telegram и в браузер

Для каких бы целей вам не понадобилось создавать задачи коллегам, вы можете сделать это как из боковой панели диалога, так и из общего списка задач. При этом исполнитель, на которого вы поставили задачу, увидит в событиях кто эту задачу создал, сможет упомянуть вас и задать при необходимости вопрос. А когда решит вашу задачу, то закроет её и в комментариях оставит итог выполненной работы и упомянет вас, чтобы вы были в курсе, что задача решена.

Чтобы отследить задачи, которые вы создали для коллег — откройте раздел «Задачи», фильтр «Созданы мной». И обязательно включите уведомление об упоминаниях в задаче. Чтобы не пропустить задачу, которую на вас могут поставить другие сотрудники — включите уведомление о назначении исполнителем. Также не забывайте заглядывать в «Мои задачи» в разделе «Задачи». И последнее, вы всегда можете просто скинуть коллеге номер задачи или ссылку на неё в WhatsApp, ВКонтакте или другой мессенджер.

Многозадачность

В одном диалоге можно создать сразу несколько задач, у каждой из которых свои сроки и ответственные. Клиенту не придётся ждать, пока вы решите одну задачу за другой, потому что коллеги смогут работать параллельно над всеми тремя.

Например, когда для клиент обратится с просьбой подготовить счёт, составить договор и согласовать время для важной конференции – оператор поддержки поставит три задачи с разными сроками и ответственными:

• Юристу передаст задачу по договору, сделать нужно через две недели.

• Менеджеру по продажам даст задачу со счётом, сделать нужно завтра.

• Руководителю передаст задачу по согласованию конференции, срок до конца недели.

Все созданные задачи будут отображаться в боковой панели диалога в секции «Задачи»: вверху списка всегда будут те задачи, которые нужно выполнить быстрее.

Список задач и новые фильтры

Все задачи можно увидеть в разделе «Задачи», который разбит на несколько фильтров.

• Мои задачи — задачи, где вы исполнитель и статус «Открыта». По умолчанию задачи отсортированы по дедлайну: сначала те, которые нужно сделать в первую очередь. Как только вы закроете задачу — она перейдёт в фильтр Архив, таким образом у вас на виду всегда только те задачи, которые нужно сделать.

• Созданы мной — здесь вы можете отслеживать задачи, которые вы поставили на кого-то другого. Так можно увидеть, если поставленная вами задача просрочена и нужно напомнить исполнителю, что его ждёт работа. Либо открыть задачу и оставить комментарий с важными деталями.

• Все — все незакрытые задачи на всех пользователей. Этот фильтр больше подходит для руководителя, чтобы отслеживать состояние дел в поддержке, следить за просроченными и так далее.

• Архив — решённые и закрытые задачи попадают сюда. Чтобы найти какую-то конкретную задачу, можно отсортировать её по любому из столбцов, например, по исполнителю — так вы найдёте свои завершённые задачи.